CV Asistent executiv | Cum să obții postul dorit

Asistenții executivi sunt rotițele din culisele companiilor. Un asistent executiv ajută o companie să funcționeze fără probleme, ocupându-se de tot ceea ce îi ajută pe directori să fie cât mai productivi posibil. Un asistent executiv trebuie să fie excepțional de organizat, atent la detalii și eficient în comunicare, precum și eficient  în organizarea de întâlniri și în organizarea impecabilă a călătoriilor.

Într-un mediu în schimbare, asistenții executivi sunt mai necesari ca niciodată. Liderii de afaceri din toate industriile se confruntă cu noi provocări și abordează noi probleme, iar aceștia au nevoie de asistenți executivi care să-i ajute – care să fie proactivi, să ia inițiativa în situații incerte și să fie creativi în rezolvarea unor probleme fără precedent. Candidații care au un puternic simț al afacerilor, pricepere tehnică și o mare inteligență emoțională vor fi la mare căutare în anii următori. De asemenea, leadership-ul este adesea o necesitate și un aspect la care managerii care angajează sunt atenți!

Cum să începi un asistent executiv cv

Un CV de asistent executiv trebuie să aibă în prima parte, în partea de sus, datele și informațiile de contact: nume, număr de telefon, o adresă de e-mail unde poți fi contactat cu ușurință.

Sub toate aceste date de contact, continuă cu o scurtă declarație personală care să expliciteze abilitățile și atributele pe care le-ai dobândit pe parcursul carierei tale. Acestea sunt cuvintele-cheie pe care recrutorii le vor folosi pentru a îți selecta CV-ul și pentru a-l corela cu postul pentru care ai aplicat. Pentru a fi sigur că folosești cuvintele-cheie potrivite, uită-te cu atenție la descrierea jobului pentru a mula aceste informații pe așteptările viitorului tău angajator.

Plasează declarația personală în partea de sus a CV-ului, astfel încât să te vinzi din momentul în care potențialul angajat începe să citească CV-ul tău de asistent executiv.

Iată un exemplu excelent de declarație personală pentru un CV de Asistent Executiv:

Sunt o persoană competentă, foarte bine organizată și încrezătoare, cu o abordare entuziastă și proactivă.

Ce te face diferit? Atunci când construiești un CV pentru un asistent executiv și îți adaptezi CV-ul la rolul specific, trebuie să iei în considerare și ceea ce te va face diferit de ceilalți candidați.

Cum să adaugi experiența în CV-ul tău de asistent executiv?

Secțiunea de experiență profesională din CV-ul tău este cea mai importantă, nu-i așa? Întregul scop al CV-ului este de a îți prezenta abilitățile și experiența. Prin urmare, este esențial ca secțiunea „experiență profesională” a CV-ului tău să fie bine pusă la punct, pentru a candida cu succes la un loc de muncă.

Iată, mai jos, câteva puncte de care trebuie să ții seama atunci când scrii despre experiența ta profesională:

Fă paralele în experiența ta profesională

Istoricul carierei tale ar trebui să fie listat în ordine cronologică inversă, cu cel mai recent loc de muncă pe primul loc, mergând înapoi până la cel mai vechi loc de muncă.

Caută experiențe sau detalii care sunt similare cu jobul pentru care candidezi în prezent. Dacă enumeri doar angajatorul și rolul tău, persoana care îți citește CV-ul ar putea să nu observe paralelele, așa că asigură-te că le evidențiezi.

Demonstrează-ți abilitățile prin intermediul experienței tale de muncă

Descrierea postului sau anunțul de angajare ar trebui să îți ofere lista competențelor și experienței necesare și, probabil, și unele competențe pe care e bine să le ai. La fiecare dintre rolurile tale anterioare, folosește puncte pentru a evidenția competențele de o importanță deosebită pentru recrutor. De exemplu:

Folosește un limbaj pozitiv

Limbajul pozitiv presupune să le spui oamenilor ce poți face pentru ei, mai degrabă decât ce nu poți face. Folosește cuvinte care arată că ești o persoană pozitivă și ilustrează modul în care vei contribui în mod pozitiv la noua ta echipă și organizație.

Cuvinte precum „gestionat”, „optimizat”, „dezvoltat” și „redus” sunt toate verbe, cuvinte puternice. Folosindu-le, arăți că ești proactiv, eficient și pozitiv.

Concentrează-te pe punctele forte din experiența ta asistent manager

Pozitivitatea este cheia așa că accentuează aspectele pozitive cu fiecare ocazie.

Acest lucru este deosebit de relevant pentru cei care caută o schimbare de carieră. Dacă ești în căutarea unui loc de muncă departe de cariera actuală, mai degrabă decât să enumeri experiența profesională anterioară, enumeră în schimb „competențele și experiența cheie”. Îți permite să direcționezi atenția cititorului către cele mai relevante aptitudini și experiențe necesare pentru postul pe care îl cauți.

În acest caz, „competențele și experiența cheie” ar trebui să fie în prim-plan pe prima pagină a CV-ului tău. Poți include în continuare un scurt istoric al angajărilor, cu date, dar pe pagina a doua.

Această metodă te poate ajuta să convingi managerul de resurse umane sau de angajare că ești candidatul ideal. Această abordare poate fi utilizată și pentru cei care au lacune semnificative în carieră sau alte „probleme” similare în istoricul lor profesional.ș

Informații suplimentare și activități extracurriculare

Ai informații suplimentare în CV-ul tău care să îți arate trecutul și personalitatea? Iată câteva puncte pe care e bine să le dezvolți în CV-ul tău:

Calificări profesionale. Orice lucru care are legătură cu postul pentru care candidezi va arăta interesul de a îți continua dezvoltarea profesională.

Educație. Scrie ce școală sau universitate ai urmat, dar nu trece toate notele. În schimb, fă o prezentare generală, începând cu cea mai recentă calificare.

Competențe informatice. Relaționați competențele tale cu postul pentru care candidezi. În calitate de asistent, trebuie să ai abilități excelente de utilizare a calculatorului, așa că asigură-te că acest lucru a fost notat în CV-ul tău

Interese și activități. Include aici hobby-uri sau voluntariat.

Abilitățile cheie pe care trebuie să le incluzi în CV-ul tău de asistent executiv

Știm cu toții că este din ce în ce mai dificil ca CV-ul tău să treacă de algoritmii de recrutare folosiți pentru a filtra aplicațiile și știm, de asemenea, că avem nevoie ca CV-ul nostru să iasă în evidență într-o piață aglomerată.

Așadar, sfatul nostru este să adaptezi CV-ul în funcție de rolul pe care ar trebui să îl îndeplinești. Cu toate acestea, întocmirea unei liste bune de competențe pe care să le adaugi în CV-ul tău și pe care le-ai dezvoltat de-a lungul anilor este, de asemenea, o idee bună.

Pentru a te ajuta în procesul redactării CV-ului, îți oferim o listă de abilități tipice și dificile care te vor ajuta să devii un candidat imbatabil în procesul recrutării:

Abilități importante pentru un asistent executiv:

Contabilitate/Finanțe: Menținerea și gestionarea bugetelor și cheltuielilor pentru proiecte și evenimente complexe și raportarea datelor financiare.

Asistență administrativă: Supravegherea tuturor proceselor administrative.

Gestionarea calendarului: Gestionarea calendarelor complexe și a cererilor de programare.

Instrumente de colaborare: Experiență în utilizarea instrumentelor de colaborare, inclusiv Trello, Slack, Yammer și GSuite.

Corespondență: Gestionarea întregii corespondențe primite și expediate. Inclusiv procesarea apelurilor telefonice și a solicitărilor.

Crearea și întreținerea bazelor de date: Crearea și întreținerea tuturor bazelor de date.

Gestionarea e-mailurilor: Gestionarea și întreținerea corespondenței prin e-mail.

Curierat: Efectuarea de comisioane în numele managementului.

Planificarea evenimentelor: Experiență în gestionarea evenimentelor complexe.

Limbi străine: Cunoașterea fluentă a unei limbi străine de circulație internațională, atât în comunicarea scrisă, cât și în cea verbală.

Preluarea solicitărilor de informații și filtrarea apelurilor: Gestionarea fiecărui aspect al comunicării în numele executivului, inclusiv gestionarea cererilor de informații, luarea de decizii cu privire la ceea ce ar trebui să fie adus la cunoștința executivului și filtrarea apelurilor în numele acestuia.

Gestionarea informațiilor: Gestionarea fluxului de informații în cadrul departamentului.

Punerea în aplicare a procedurilor: Experiență în implementarea și menținerea procedurilor, astfel încât biroul executivului să funcționeze fără probleme.

Menținerea sistemelor de arhivare/înregistrare: Menținerea tuturor sistemelor de arhivare fizice și digitale.

Gestionarea relațiilor cu clienții: participarea la întâlnirile cu clienții și reprezentarea executivului în toate aspectele legate de relațiile cu clienții și organizarea de activități pentru clienții din străinătate și partenerii acestora.

Gestionarea echipelor / personalului: Gestionarea tuturor aspectelor legate de echipă, inclusiv dezvoltarea carierei, delegarea, gestionarea și îndrumarea sarcinilor, formarea, oferirea de feedback și rezolvarea oricăror probleme.

Microsoft Office: Competențe Microsoft avansate, inclusiv Excel, Outlook, Powerpoint și Word.

Procese-verbale: Redactarea de procese-verbale în cadrul comitetelor, al ședințelor consiliului de administrație, al ședințelor de echipă și al ședințelor la care participă directorul executiv, precum și diseminarea și păstrarea proceselor-verbale pentru a asigura îndeplinirea acțiunilor.

Procesul de integrare: Gestionarea procesului de integrare a noilor angajați, inclusiv a ședințelor, aranjarea echipamentului corect și a pachetelor inițiale, realizarea de prezentări și vizitarea birourilor.

Gestionarea biroului: Experiență avansată în gestionarea birourilor, inclusiv gestionarea relațiilor cu furnizorii, păstrarea evidențelor și gestionarea consumabilelor și a echipamentului de birou.

Organizarea de întâlniri: Organizarea fiecărui aspect al reuniunilor de echipă, al ședințelor consiliului de administrație, al ședințelor cu părțile interesate și cu clienții și al comitetelor, inclusiv a ordinilor de zi, a acțiunilor, a proceselor-verbale, a documentelor consiliului de administrație și a materialelor confidențiale, precum și organizarea de reuniuni complexe cu mai multe fusuri orare și cu participanți de nivel înalt.

Pregătirea de rapoarte: Pregătirea rapoartelor pentru executivul și echipa extinsă, citirea și diseminarea informațiilor într-un raport de dimensiuni reduse. Formatarea și pregătirea rapoartelor.

Pregătirea prezentărilor: Pregătirea de slide deck-uri și materiale de prezentare pentru discursurile și angajamentele de public speaking ale executivului.

Prelucrarea rapoartelor de cheltuieli: Prelucrarea tuturor cheltuielilor pentru executiv. Aprobarea cheltuielilor pentru echipa și reprezentantul direct al executivului, menținerea rapoartelor de cheltuieli și asigurarea legăturii cu echipa financiară.

Managementul proiectelor: Experiență de lucru în proiecte complexe și în echipe de proiect, gestionarea proiectelor de la început până la sfârșit și sprijinirea executivului în proiecte la nivelul întregii organizații. Cunoașterea instrumentelor de gestionare a proiectelor.

Corectare: Corectarea și prelucrarea tuturor documentelor trimise de executiv.

Achiziționarea, aprovizionarea și colaborarea cu furnizorii: Luarea deciziilor cu privire la furnizorii cu care compania colaborează, aprobarea cheltuielilor și gestionarea relațiilor cu furnizorii terți.

Recrutare: Sprijinirea tuturor aspectelor unei campanii de recrutare, de la colaborarea cu resursele umane și cu agențiile de recrutare până la redactarea descrierilor de post și participarea la procesul de interviu.

Cercetare: Efectuarea de cercetări pentru ca executivul să fie pe deplin pregătit pentru întâlniri, citirea rapoartelor și a documentelor complexe, informarea părților interesate și asigurarea legăturii cu clienții.

Managementul rețelelor sociale: Gestionarea și întreținerea prezenței în social media a executivului adăugarea de postări și actualizarea profilurilor de social media.

Planificare strategică: Lucrul îndeaproape cu executivulpentru a sprijini scopurile, obiectivele și prioritățile strategice ale organizației. Întotdeauna conștient de nevoile strategice ale afacerii și de modul în care executivul se încadrează în acest cadru.

Pregătirea călătoriilor: Organizarea fiecărui aspect al planurilor de călătorie la nivel global, inclusiv gestionarea vizelor, a zborurilor, a hotelurilor și hotelurilor, precum și a transportului terestru local. Experiență de lucru independent și cu o companie de management al călătoriilor pentru a maximiza planurile de călătorie cu zboruri și destinații multiple. Experiență de călătorie cu un director executiv și gestionarea călătoriei acestuia de la biroul local.

Întrebări frecvente

Iată care sunt cele mai frecvente întrebări atunci când vine vorba de redactarea unui CV de asistent executiv:

Care este rolul unui asistent executiv?

Un asistent executiv reprezintă punctul de comunicare între directori, parteneri, angajați și clienți. De aceea, ei coordonează e-mailurile și memo-urile, programează întâlniri, se ocupă de cazari în deplasări, întocmesc procese-verbale de ședință și pregătesc rapoarte. Ei au un rol important deoarece gestionează informații sensibile, inclusiv calendarele executivilor.

Cât câștigă un asistent executiv cu studii superioare?

În funcție de companie, salariul unui asistent executiv variază între 700 și 950 euro.

Ce șablon de CV este indicat să folosesc pentru cv-ul meu de asistent executiv?

Pentru a avea un CV corect redactat și adaptat cerințelor jobului pe care vrei să îl obții, nu ezita să folosești șabloanele noastre de CV-uri.