Frumusețea acestui rol constă în faptul că îți oferă șansa de a lucra cu aproape toate părțile unei întreprinderi și de a construi relații cu colegii din toate echipele și departamentele.
În multe sensuri, ele acționează ca o rampă de lansare în carieră în cadrul companiei respective și dincolo de ea.
Sună grozav, nu-i așa? Însă ce fac, mai exact, asistenții administrativi?
- Efectuează sarcini administrative și de birou (cum ar fi scanarea sau imprimarea)
- Pregătește și editează de scrisori, rapoarte, memo-uri și e-mailuri
- Efectuează diverse comisioane
- Organizează întâlniri, programări și deplasări ale executivilor
- Răspunde la apelurile telefonice și preia mesaje
- Gestionează dosarele companieie
- Înregistrează procesele-verbale ale ședințelor
- Asigurară legături cu echipele și unitățile
- Asigură recepția
Consultă șabloanele noastre de CV-uri pentru a scrie un CV de asistent administrativ corect.
Structura CV-ului tău de asistent administrativ
Indiferent de profilul jobului pentru care aplici, CV-ul tău de asistent administrativ trebuie să aibă o structură clară, la fel ca toate CV-urile. Acest lucru te va ajuta să îți prezinți informațiile corect și concis și îți va spori șansele de a obține jobul dorit. Mai jos, îți vom prezenta aspectele esențiale de care trebuie să ții cont atunci când îți redactezi CV-ul pentru a avea un avantaj față de concurență.
Cum să scrii corect informațiile de contact
Această secțiune trebuie să fie vizibilă și inclusă la începutul CV-ului tău de asistent manager.
Include adresa de e-mail, numărul de telefon și numele complet în antetul CV-ului tău.
Renunță însă la adresa stradală și la informațiile despre oraș. Dacă ai un site web profesional, un blog sau un profil LinkedIn actualizat, adaugă-le pentru a îți pune în valoare competențele și experiența.
Cum să scrii un rezumat puternic al CV-ului de asistent administrativ
Să începem cu o parte cu adevărat importantă a tuturor CV-urilor – rezumatul.
Rezumatul este locul în care îți evidențiezi abilitățile necesare postului și modul în care acestea pot aduce valoare angajatorului.
În continuare îți propunem să urmărești cele două exemple de mai jos. Există descrieri precum „priceput la tehnologie” și „orientat spre obiective”.
Acest lucru le permite angajatorilor să știe că vei fi capabil să se pună rapid la curent cu orice tehnologie specială pe care o folosesc și că se angajează să ducă sarcinile la bun sfârșit.
De asemenea, avem cuvinte precum „condus”, „motivat” și „priceput în stabilirea priorităților sarcinilor în mod independent”.
Mai presus de toate, exemplul corect de mai jos este specific.
Dacă comparăm cele două exemple de mai jos poți vedea foarte clar diferența dintre un exemplu bun și un exemplu incorect de rezumat.
Hard skills și soft skills pentru un asistent administrativ
Cel mai bine este să incluzi o secțiune de abilități generale și apoi să alegeți între Hard sau Soft Skills în funcție de nevoile postului.
Care este diferența dintre abilitățile hard și soft? Hard skills se referă la cunoștințele și abilitățile legate de locul de muncă de care angajații au nevoie pentru a-și îndeplini eficient sarcinile.
Soft skills, pe de altă parte, sunt calitățile personale care îi ajută pe oameni să se dezvolte la locul de muncă. Hard skills ajută recrutorii să identifice candidații care sunt buni pe hârtie, în timp ce soft skills indică care dintre acești candidați sunt buni și în realitate. Acest lucru înseamnă că ai nevoie de un amestec bun de competențe hard și soft la fiecare angajat pentru a avea succes în rolul său.
Asistenții administrativi au nevoie de o mulțime de competențe și abilități pentru a străluci în aceste roluri. Iată câteva pe care poate doriți să le evidențiați în propriul CV.
Cele mai bune abilități pentru asistenții administrativi
- Microsoft Word, Excel, Outlook, Powerpoint, SharePoint
- Gestionarea bazelor de date
- Gestionarea calendarului
- Quickbooks și Xero
- Cunoștințe de utilizare a fotocopiatoarelor, a scanerelor și a proiectoarelor
- Introducerea precisă a datelor
- Gestionarea stocurilor și a aprovizionării
- Editare și corectare
- Facturare și ținerea evidenței
- Cunoștințe de afaceri
- Cele mai bune competențe transversale pentru asistenții administrativi
- Comunicare (scrisă și verbală)
- Stabilirea priorităților și rezolvarea problemelor
- Organizare și planificare
- Cercetare și analiză
- Atenție la detalii
- Serviciul clienți
- Eticheta telefonică
- Discreție
- Inteligență emoțională
- Responsabilitate
- Lucrul în echipă și delegarea
- Management și formare
- Flexibilitate și eficiență
Urmărește șabloanele noastre de CV-uri pentru a scrie corect CV-ul tău de asistent administrativ.
Evidențierea realizărilor asistentului administrativ și secțiunea dedicată experienței personale
Atunci când îți personalizezi CV-ul pentru a se potrivi cât mai bine unei companii și anunțului său de angajare, poate deveni ușor să deraiezi de la scopul inițial și să folosești sarcinile și responsabilitățile enumerate pentru a îți rezuma propriile îndatoriri din trecut. Evită acest lucru pentru că este o oportunitate ratată.
Gândește-te la secțiunea privind experiența profesională ca la o listă de „lucruri pe care le-ai făcut” pentru un fost angajator și mai degrabă ca la un rezumat al celor mai mari realizări și contribuții ale tale în timp ce ai lucrat la acel angajator.
Mai jos, îți vom da câteva sfaturi apropo de cum să structurezi informația în această categorie:
- Nu enumera sarcinile zilnice non-critice sau de rutină, cu excepția cazului în care acestea se regăsesc în anunțul de angajare.
- Nu enumera responsabilitățile. Enumeră realizările.
- Ce este experiența administrativă fără cifre? Cuantifică realizările ori de câte ori este posibil.
- Ai introdus o procedură sau o inițiativă care a economisit timp sau bani? Arată acest lucru cu date concrete.
- Nu folosi clișee precum „responsabil pentru” sau „gestionat”. Folosește cuvinte de acțiune pentru a îți evidenția punctele forte: „organizat”, „instruit”, „aranjat” sau „distribuit”.
- Folosește metoda Problemă-Acțiune-Rezultat pentru a vorbi despre munca ta. De exemplu: Ai economisit 1.000 de euro pe an în achiziția de consumabile de birou după ce ai negociat o nouă înțelegere cu furnizorul actual. Care este problema? Bani irosiți. Acțiune? Renegocierea. Rezultatul? Ai economisit 1.000 de dolari.
Iată cum ar trebui să arate o descriere a unei experiențe profesionale la un loc de muncă:
- Furnizarea de sprijin administrativ continuu pentru cadrele de conducere de rang înalt, promovând succesul organizațional prin gestionarea operațiunilor zilnice și a proiectelor speciale.
- Gestionarea calendarelor executivilor, coordonarea strategică a întâlnirilor, a numirilor, a evenimentelor și a aranjamentelor de călătorie
- Redactarea și corectarea memo-urilor, scrisorilor, rapoartelor și prezentărilor, asigurând o comunicare precisă, concisă și fără erori.
- Planificarea, coordonarea și finalizarea detaliilor pentru aranjamentele de călătorie și evenimentele de dezvoltare a afacerilor.
- Conducerea programul de formare și dezvoltare pentru noii angajați.
- Punct de contact principal pentru o medie de 40 de apeluri telefonice primite pe zi, răspunzând la întrebări și rezolvând probleme.
Asistenții administrativi sunt responsabili pentru a se asigura că totul merge bine într-un birou, așa că trebuie să fie capabili să ia inițiative și să facă mai multe lucruri în același timp. Cel mai bun mod de a arăta că ești capabil să faci treabă este să evidențiezi realizările din CV-ul tău cu verbe de acțiune puternice.
Secțiunea educațională
Secțiunea din CV cu privire la educație are o greutate mai mare pentru cei aflați la început de carieră, dar, indiferent unde te afli, o poți folosi în avantajul tău. O diplomă de bacalaureat este punctul de intrare în această carieră, dar e important să urmezi și cursuri de profil ca să te ajute să ai mai multe șanse.
Ia în considerare posibilitatea de a urma un curs pentru a-ți spori abilitățile. Poți găsi pe internet nenumărate cursuri de profil pe care le poți urma la orice oră pentru a adăuga un plus CV-ului tău de asistent manager.
Iată câteva exemple de informații care pot fi adăugate la această secțiune a CV-ului:
- Cursuri de carieră din liceu legate de industria pe care o vizezi
- Cursuri de informatică
- Cursuri de formare și seminarii de la locurile de muncă anterioare
- Premii, onoruri, burse sau certificate pe care le-ai obținut
- Note mari obținute pe parcursul acestori cursuri. Acestea arată determinarea, organizarea și capacitatea ta de a te ridica la înălțime.
Alegerea formatului corect al CV-ului și a structurii CV-ului
Dacă ai urmat toate sfaturile de aici, asigurându-te că CV-ul tău transmite competențele și experiența potrivite pentru un post de asistent administrativ, aproape ai terminat. Dar mai este un pas important: alegerea formatului CV-ului. Formatul corect al CV-ului și modelul de CV te ajută să faci o primă impresie bună și îți oferă o mostră a abilităților tale de comunicare.
În cazul unu job de asistent administrativ, cel mai bun format este formatul cronologic.
Un CV cronologic enumeră experiențele de muncă și realizările tale începând de la cea actuală sau cea mai recentă și continuând cu locurile de muncă anterioare. Tocmai din acest motiv, CV-ul cronologic este alegerea perfectă pentru persoanele aflate în căutarea unui loc de muncă care au o mulțime de experiențe și realizări de enumerat în CV-ul lor.
Rezumat – cum să scrii un CV de asistent administrativ convingător
Acum, că ai parcurs acest ghid, listăm mai jos câteva puncte pe care trebuie să le atingi în CV-ul tău:
- Locurile de muncă de asistent administrativ variază foarte mult în funcție de mediu și de domeniu.
- Rezumatul CV-ului le oferă angajatorilor prima impresie despre cine ești și ce plus aduci companiei.
- Folosește secțiunea de experiență pentru a îți evidenția realizările în loc să descrii locurile de muncă.
- Mizează mult și pe experiența educațională.
- Analizează fiecare descriere a postului și enumeră competențele în consecință. Evidențiază cunoștințele specifice industriei în CV-ul tău.
- Folosește un șablon de CV pentru a proiecta un format de CV atractiv din punct de vedere vizual, lipsit de confuzie și ușor de citit.
Întrebări frecvente
Iată care sunt cele mai frecvente întrebări pentru un job de asistent administrativ.
Care este diferența dintre un asistent administrativ și un asistent administrativ executiv?
În afară de cerințele de educație, care sunt mai exigente pentru asistenții administrativi executivi, asistenții administrativi se concentrează de obicei pe un departament sau pe un proces de lucru. Asistenții administrativi executivi se concentrează mai mult pe oameni și posturi. De asemenea, asistenții administrativi executivi tind să fie implicați în planificarea evenimentelor, gestionarea proiectelor și planificarea strategică a afacerilor.
Care sunt cele mai bune competențe transversale pe care trebuie să le aibă un asistent administrativ?
Unele dintre cele mai ideale competențe pentru un asistent administrativ includ:
- Organizare: Un asistent administrativ se asigură că nimeni nu ratează o ședință, că dosarele sunt ușor de găsit și că biroul funcționează fără probleme.
- Comunicare: Trebuie să poți vorbi clar, să comunici informații cu acuratețe și să scrii bine.
- Atenție la detalii: Scrisul, introducerea datelor și raportarea trebuie să fie fără erori pentru a prezenta informațiile cu acuratețe și profesionalism.
- Gestionarea timpului: Este posibil să lucrezi pentru mai multe persoane, poate în cadrul mai multor departamente, ceea ce face ca gestionarea propriului timp să fie foarte importantă.
Ce trasee de carieră sunt disponibile pentru asistenții administrativi?
Asistenții administrativi pot avansa pentru a deveni asistenți administrativi executivi. Acest lucru necesită, în mod normal, deținerea unei diplome de licență și poate necesita, de asemenea, o certificare autorizata. Va trebui să ai câțiva ani de experiență și, de asemenea, de preferință, cunoștințe în domeniul afacerilor. Cu cunoștințele și experiența pe care le dobândești ca asistent administrativ, ați putea eventual avansa pentru a deveni manager.
